¿Te imaginas gestionar más de 25 propiedades en diferentes ciudades sin vivir en ninguna de ellas? Parece imposible, pero te aseguro que es 100% viable si tienes los sistemas adecuados y un buen equipo.

En este post te cuento cómo pasé de hacerlo todo yo (limpiar, atender llamadas, recibir huéspedes…) a tener un negocio inmobiliario rentable, escalable y sin depender de mi presencia física.

🧱 Empecé solo… y casi me quemo

Al principio tenía 1 piso turístico y lo hacía todo yo: responder a los huéspedes, recibirlos, limpiar, solucionar incidencias. Funcionaba, pero no era sostenible.

Cuando llegué al cuarto piso, ya estaba agotado. Necesitaba escalar, pero sin multiplicar mi estrés. Ahí empezó mi transición de autoempleado a empresario.

👥 Paso 1: formar un equipo de confianza

🔹 Limpieza

Lo primero que delegué fue la limpieza. Contraté autónomos locales de confianza con horarios flexibles y buena disponibilidad. Hoy tengo:

• 6 personas fijas por zonas.

   

• Sistema de notificaciones automático desde Google Calendar.

   

• Checklists por propiedad en Notion.

   

🔹 Mantenimiento

Creo una base de datos con técnicos por zona: fontanero, electricista, cerrajero, etc. Los contacto según incidencia. Todos reciben una ficha con:

• Dirección exacta.

   

• Teléfono del huésped (si aplica).

   

• Descripción del problema + fotos.

   

🔹 Gestión de huéspedes

No recibimos a nadie en persona. Usamos cerraduras electrónicas (Nuki), mensajes automáticos y WhatsApp Business para soporte en tiempo real.

🧠 Paso 2: montar sistemas, no apagar fuegos

Para que esto funcione, hace falta mucho más que buena voluntad. Necesitas sistemas claros, repetibles y automatizados.

Estas son las herramientas que uso (y recomiendo):

📅 1. Smoobu (Channel Manager)

Centraliza todas las reservas, calendarios, precios y mensajes automáticos. Es el centro neurálgico de toda la operación.

📲 2. WhatsApp Business API + plantillas

Tenemos respuestas rápidas configuradas para:

• Check-in

   

• Problemas comunes

   

• Normas de la casa

   

• Solicitud de limpieza extra

   

Todo el equipo tiene acceso.

🧼 3. Google Calendar + Notion

Cada reserva crea un evento de salida → se asigna automáticamente a la persona encargada de la limpieza.

En Notion tengo:

• Checklists por propiedad

   

• Historial de incidencias

   

• Listado de técnicos y tarifas

   

🧾 4. Plantillas de contratos, facturas y control fiscal

Usamos documentos estándar para firmar contratos, enviar facturas y llevar la contabilidad. Cada propiedad tiene su carpeta organizada.

📍 ¿Y cómo controlo todo sin estar ahí?

Aunque no esté físicamente, tengo información en tiempo real:

• Notificaciones cada vez que entra/sale alguien (cerradura Nuki).

   

• Reportes fotográficos post-limpieza.

   

• Reservas visibles en el móvil.

   

• Comunicación centralizada en un solo WhatsApp Business.

   

Además: tengo una persona de confianza en cada ciudad que puede actuar si hay algo urgente.

📊 Resultados reales

Con este sistema:

• Gestiono 25+ propiedades en 3 ciudades.

   

• Tengo ingresos predecibles y crecientes.

   

• No estoy atado a ningún sitio. Puedo viajar o vivir donde quiera.

   

• Duermo tranquilo: cada parte del proceso tiene responsable y protocolo.

   

🧭 ¿Se puede hacer desde cero? Sí, pero con mentalidad de proceso

Muchos piensan que esto solo se puede hacer con mucho dinero o experiencia. Pero no es verdad.

✅ Yo empecé solo, sin contactos y sin saber automatizar. Aprendí, metí la pata y fui puliendo los sistemas.

Si hoy estás gestionando 1 o 2 pisos y ya te ves desbordado… empieza a delegar una sola tarea. Luego otra. Documenta procesos. Usa herramientas. No necesitas ser un genio, solo ser constante y organizado.